Aktenführung und Archivierung

Erläuterungen

1. Allgemeines

Die Aktenführungspflicht der Verwaltung stellt das Gegenstück zum Akteneinsichtsrecht der Parteien im Verwaltungsverfahren dar. Das Verwaltungsrechtspflegegesetz statuiert grundsätzlich ein umfassendes Akteneinsichtsrecht (§ 24 Abs. 1 VRG). Das Akteneinsichtsrecht erstreckt sich auf alle Unterlagen, die objektiv geeignet sind, Grundlage einer Verfügung bzw. eines Entscheids zu sein (siehe auch Beitrag "Akteneinsicht").

Dieses umfassende Akteneinsichtsrecht verlangt nach einer ordnungsgemässen Aktenführung (Vgl. dazu auch § 2 der Archivverordnung, ArchivVo; BGS 122.511) und die Weisung des Staatsarchivars betreffend die Aktenführung und die elektronische Geschäftsverwaltung GEVER). Diese sind für die Gemeinden zwar nicht verbindlich, aber doch zur Konsultation empfohlen.

In der Aktenführung wird ein chronologisches Dossier vorausgesetzt, das systematisch und nach sachgerechten und zweckmässigen Kriterien geführt wird. Im Sinn der Transparenz und der Nachvollziehbarkeit muss aus den Akten ersichtlich sein, wer sie erstellt hat. Das Spektrum der technischen Umsetzung reicht dabei von der physischen (papierenen) Erfassung der Akten bis hin zu IT-unterstützten Aktenregistrierungssystemen oder Fallführungssystemen, wie sie in den Sozialregionen eingesetzt werden.

2. Aktenführung und -aufbewahrung durch die Sozialhilfeorgane

2.1.      Art der Aktenführung

Die Informationen müssen so verwaltet werden, dass das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist. Die Vorschrift, die Akten chronologisch zu ordnen, lässt auch das Ablegen von Aktenstücken nach Themenkreisen zu.

Für jeden Hilfsfall (Einzelperson oder Unterstützungseinheit) soll ein separates Dossier geführt werden, wobei es sich um ein elektronisches und/oder ein physisches Dossier handeln kann. Originale, soweit sie nicht über eine elektronische Signatur verfügen, sind grundsätzlich im Papierdossier abzulegen.

Wenn sich eine Sozialregion für eine ausschliessliche oder teilweise elektronische Aktenführung entscheidet, ist zunächst festzulegen, ob die elektronische Aktenführung grundsätzlich für alle Geschäftsbereiche gilt. Für die so bezeichneten Bereiche gilt das elektronische Dossier als massgebende Akte, d.h. das elektronische Dossier ist jederzeit vollständig nachzuführen. Es ist allerdings festzuhalten, dass juristisch relevante Unterlagen wie Dokumente mit einer Originalunterschrift (Beglaubigungen, Urteile, Verfügungen etc.) sowohl in Papier- wie auch in elektronischer Form aufzubewahren sind. Um die Vollständigkeit des elektronischen Dossiers zu gewährleisten, sind solche Dokumente im PDF-Format  abzuspeichern.

2.2.      Registrierung der Akten

Durch ein geeignetes System (manuell oder mittels EDV) muss sichergestellt sein, dass abgelegte Dossiers rasch und einfach beschafft werden können. Zu diesem Zweck sind die einzelnen Fälle mit einer Nummer zu versehen. In der Regel entspricht diese der Dossiernummer, welche vom ASO nach Eingang der Sozialhilfemeldung an die Sozialregion vergeben wird (ASO-Nummer).  

3. Aufbewahrungsfristen und Archivierung

Wegen der in § 15 SG vorgesehenen Verjährungsfrist für Rückerstattungen müssen Sozialhilfeakten aus Sicht des Sozialhilferechts mindestens während 10 Jahren ab Auszahlung der letzten Leistungen aufbewahrt werden. Ist bis dahin kein Rückerstattungsgrund eingetreten, so werden die Unterlagen nicht mehr benötigt. Grundpfandrechtlich sichergestellte Forderungen und Ansprüche auf Rückerstattung verwirken nicht (§ 15 Abs. 2 SG), weshalb die entsprechenden Akten bis zur Rückzahlung zu behalten sind.

Für die Sozialregionen gelten betreffend Archivierung jedoch auch die Bestimmungen des Gemeindegesetzes (GG; BGS 131.1). Dessen § 41 hält fest, dass die Gemeinden ein Archiv zu führen und alle wichtigen Daten zu archivieren haben. In den Richtlinien des Volkswirtschaftsdepartementes über die Einrichtung und Verwaltung der Gemeindearchive (https://www.so.ch/fileadmin/internet/vwd/vwd-agem/pdf/gemeindeorganisation/Richtlinien.pdf) wird die Aufbewahrungsdauer für die (wichtigen) Daten im Bereich Fürsorgeakten, Unterstützungskontrolle, Armenakten mit "dauernd" bezeichnet. Dabei handelt es sich um eine Empfehlung. Nähere Auskünfte sind beim Amt für Gemeinden einzuholen.

Sonderregelungen Asyl

Keine.